用Excel来做PowerPoint的工作
你并不需要在每次幻灯片制作时都使用PowerPoint。Excel视图中的功能也能够有效地为你完成。如果一个部门开支之类工作簿，你只需要选中单元格后选择“视图>显示比例”。在对话框中，选择“恰好容纳选定区域”并点击“确定”。要保存这个视图，则选择“视图>自定义视图”，点击“添加”按钮，为这个视图命名后按下回车键。要再次显示这个视图，只需要选择“视图>自定义视图”，在列表中选择相应的视图，接着点击“显示”按钮即可。
显示比例设置
共享PivotTable而不是数据
企业或多或少都会使用Excel来汇总他们的重要数据。但PivotTable经常都会包含一些敏感数据，因此你在共享它们时总是需要非常小心谨慎。一个简单的方法就是将你的PivotTable从它之下的数据中独立出来。要完成这样的操作，你可以右键点击屏幕底部PivotTable的工作簿选项卡，接着选择“移动”或“复制”。在其中选择新建工作簿后，Excel就会把工作表移动到新的工作簿中。接着给这个新的工作簿命名一个不同于之前文件的名称后保存它。现在你就可以将这个工作簿分发出去，而不会暴露源数据。
真正地隐藏工作表
很多数据是很敏感而不能共享的。例如，一个工作簿可能会在工作表中计算出部门总销售佣金让每个人都能够查看，但它也可能会在其它的工作表中列出每位销售人员的佣金率，而则就是必须保留的隐私数据。要隐藏工作表，你可以点击工作表的选项卡，接着选择“格式>工作表>隐藏”，而这是一个大家都知道的做法，任何人都可以很简单地通过格式>工作表>取消隐藏”来进行撤销。要有效地隐藏一个工作表，请选择“工具>宏>Visual Basic编辑器”。在左上方“工程”窗格中，点击你想要隐藏的工作表名称。在下面的“属性”窗格中，选择“Visible”属性标签，点击右边的下拉箭头，选择“2- xlSheetVeryHidden”。这样一来，这个工作表就显示不了“取消隐藏”的对话框了。如果之后你要显示这个工作表，可以将属性改成“-1- xlSheetVisible”或“0- xlSheetHidden”即可。